Carrière

Courriels: mon truc ultime pour éviter d’être submergée

Es-tu du genre à te ramasser avec une boîte de courriels pleine à craquer?

Fais-tu plutôt partie de celles qui sont capables de faire le tri au fur et à mesure?

C’est quand même fou de se dire que chaque jour, plus de 269 milliards de courriels sont envoyés à travers le monde. C’est énooooorme, non?

Savais-tu que Bill Gates, un homme qui a relativement beaucoup d’engagements (je dis ça comme ça…), ne reçoit que de 50 à 60 courriels par jour. Si j’étais toi, je me questionnerais si j’en recevrais plus que lui. Peut-être que tu en envoies trop, ou que tu es abonnée à trop d’infolettres plus ou moins pertinentes…

Bref!

Objectif: zéro courriel

J’ai longtemps fais partie du clan «boîte de courriel pleine à craquée, désordonnée, bref pas du tout efficace».

Aujourd’hui, je te dirais qu’une boîte de courriel mal organisée, ça me dérange. Lorsque je n’ai pas posé une action précise par rapport à un courriel, ça me reviens en tête toute la journée, ça m’embourbe l’esprit et ça me fait perdre en efficacité.

C’est pourquoi j’ai développé une méthode qui me permet de faire le tri au fur et à mesure, et d’atteindre, à la fin de chaque journée, mon objectif ultime de gestion de courriels: une boîte de réception contenant zéro courriel.

Voici donc ma méthode pour éviter d’être submergée à travers cette tonne d’information.

1 – Fixer des plages horaires

Chaque jour, je prend trois moments précis (matin, midi et soir) pour consulter ma messagerie..

J’essaie très fortement de ne pas consulter mes courriels au fur et à mesure, parce je trouve ça beaucoup moins efficace.

Si c’est vraiment urgent, je m’attend à recevoir un coup de téléphone, pas un courriel. La lecture de ces derniers peut donc attendre un peu.

2 – Trier immédiatement

Lors de chacune de ces plages horaires précises où je consulte mes courriels, je les traite au fur et à mesure à l’aide de la méthode TRAF.

T pour Toss (Tasser)

Je supprime IMMÉDIATEMENT ce qui n’est pas utile. De plus, si c’est une infolettre que je ne lis pas, je me désabonne automatiquement.

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R pour Refer (Référer)

Je réfère ce qui peut être traité par d’autres personnes.

A pour Act (Agir)

Je répond immédiatement aux courriels qui exigent une réponse de ma part.

Je classe les messages qui demandent une action dans une boîte à cet effet. Vous pourriez aussi les annoter d’un drapeau. Par contre, cette manière ne vous permettra pas d’atteindre votre objectif zéro courriel à la fin de chaque journée.

J’inscrit ensuite les choses à faire sur ma To do list.

F pour File (Classer)

S’il reste des messages dans ma boîte de réception, et qu’ils ne nécessitent pas d’action, je classe ces messages dans les dossiers appropriées.

 

Voici comment je gère mes courriels

À chaque soir, ma boîte de réception principale est vide. Tous mes courriels ont été supprimés, référés, placés dans la boîte Action! ou classés dans les dossiers appropriés.

Faire un bilan de temps à autre

Après avoir utilisé la méthode TRAF pendant un certain temps, tu pourras peut-être constater certaines choses. Par exemple:

  • Est-ce que tu as tendance à tout faire toi-même?
  • Est-ce que tu conserves des informations complètement inutiles?

Je t’invite à faire un petit bilan et à adapter ta méthode de gestion de courriels pour qu’elle te convienne.

Et toi, comment gères-tu tes courriels?

Crédit photo: Pexels

Référence: Quinn et al., (2011). Becoming a Master Manager: A Competing Values Approach, 5th edition

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